Typy dokladov

Číselník Typy dokladov obsahuje typy dokladov, s ktorými firma pracuje - prijaté a vydané faktúry, objednávky, zmluvy a ďalšie - a ich nastavenia. Okrem typov, ktoré ReFIS pozná, si firma môže pridať vlastné, napríklad „Preberací protokol“ alebo „Revízna správa“. Podtypy existujúceho typu dokladu, napríklad podľa štátu odberateľa alebo meny, spravujete v číselníku Rozšírené typy dokladov.

Typy dokladov nájdete v menu Iné → Číselníky → Typy dokladov. Zoznam ukazuje pri každom type „Schvaľovanie“, „Vzor“, „Príjem cez Nespracované doklady“, „Generovať číslo podľa“ a „Opis“. Vidíte v ňom len typy, ktoré firma používa. „Vzor“ ukazuje, či môžete doklady tohto typu použiť ako vzor pre nový doklad: pri pridávaní dokladu na záložke „Pridať doklad podľa vzoru“ vyberiete existujúci doklad a nový doklad vytvoríte podľa neho. Toto nastavenie v zozname nezmeníte. Funkcie „Pridať typ dokladu“, „Upraviť typ dokladu“, „Zmazať typ dokladu“ a „Zobraziť typ dokladu“ ReFIS ponúka podľa vašich práv.

Pri každom type nastavíte:

• v časti „Schvaľovanie“ zaškrtnete „Povoliť schvaľovanie pre tento typ dokladu“ - doklady tohto typu potom môžu prechádzať schvaľovaním.
• v časti „Nespracované doklady“ políčko „Povoliť príjem dokladu cez modul „Nespracované doklady““ - do modulu Nespracované doklady prichádzajú rôzne dokumenty, doklad z nich však vytvoríte len pre typy, pri ktorých je toto políčko zaškrtnuté. Len tie typy ReFIS ponúkne pri prevode nespracovaného dokladu na doklad, a to len ak máte pri nich práva na zobrazenie a pridanie. Políčko sa zobrazí len pri typoch, ktoré sa z nespracovaných dokladov dajú vytvoriť, napríklad faktúry, objednávky, zmluvy alebo pokladničné doklady.
• v časti „Číselné rady“ v poli „Generovať číslo podľa“ dátum, podľa ktorého sa generuje číslo vydaných dokladov: „Dátum vyhotovenia“, „Dátum zdaniteľného plnenia“, „Dátum splatnosti“ alebo „Dátum dodania“. Pri prijatých dokladoch sa táto časť nezobrazí.
• v časti „Generovanie“ políčko „Povoliť generovanie pre tento typ dokladu“ - zobrazí sa len pri typoch, ktoré sa dajú vygenerovať, napríklad pri vydanej faktúre, objednávke alebo zmluve
• „Zobraziť tento typ dokladu v menu ReFISu“ - typ so zaškrtnutým políčkom je priamo v menu, ostatné typy nájdete v menu v časti „Doklady iných typov“. Pri novom vlastnom type je políčko predvolene nezaškrtnuté.

Vlastný typ pridáte funkciou „Pridať typ dokladu“. Zvolíte „Nadradený typ dokladu“ - „Všeobecný finančný doklad“ (doklad s čiastkami) alebo „Všeobecný dokument“ (doklad bez čiastok) - a zadáte:

• „Názov“, „V množnom čísle“, „Názov vo vete“ a „Vo vete v množnom č.“ - názov typu v rôznych tvaroch, napríklad „Revízna správa“, „Revízne správy“, „revízna správa“ a „revízne správy“. Tvary pre vetu ReFIS navrhne sám z názvu, môžete ich upraviť.
• „Text pre pridanie“ a „Text pre zobrazenie“ - celé názvy funkcií v menu, napríklad „Pridať revíznu správu“ a „Zobraziť revízne správy“. ReFIS ich predvyplní z názvu, ale v správnom tvare ich musíte upraviť sami. Rovnaké texty sú aj názvami práv, ktoré priradíte v pozíciách.
• „Ikona“ - ikona, ktorou ReFIS označuje doklady tohto typu, napríklad v stĺpci „Typ dokladu“ v zozname dokladov a pri funkcii na pridanie dokladu; vyberiete ju z ponuky ikon
• „Generovať číslo dokladu“ - ReFIS pre typ vytvorí číselný rad, podľa ktorého sa číslujú doklady tohto typu. Čísla majú tvar rok a poradové číslo, napríklad 2026/00001. Tvar čísla môžete neskôr zmeniť v číselníku Číselné rady.

Všetky tieto údaje okrem „Generovať číslo dokladu“ sú povinné. Po uložení typu už „Nadradený typ dokladu“ nezmeníte, ostatné údaje áno.

Pre každý vlastný typ vzniknú práva na pridanie a zobrazenie, ktoré priradíte v pozíciách. Po priradení práva sa funkcia s názvom z poľa „Text pre pridanie“ zobrazí v zozname dokladov v časti „Pridať doklad“. Úpravu a zmazanie typov riadia všeobecné práva „Upraviť typ dokladu“ a „Zmazať typ dokladu“.

Funkciou „Zmazať typ dokladu“ zmažete vlastný typ, ku ktorému ešte nie sú doklady. ReFIS zmaže aj práva na pridanie a zobrazenie tohto typu. Typy, ktoré ReFIS pozná, zmazať nemôžete a meníte len ich nastavenia. Ak medzi zvolenými typmi je aj taký, ktorý sa zmazať nedá, ReFIS ho vynechá a zobrazí správu „Časť zvolených typov dokladov bola vynechaná, pretože nespĺňali podmienky na vymazanie.“

Zoznam typov uvidíte s operáciou „Zobraziť typ dokladu“. Typy pridáte, upravíte a zmažete s operáciami „Pridať typ dokladu“, „Upraviť typ dokladu“ a „Zmazať typ dokladu“.

• Doklady
• Rozšírené typy dokladov
• Číselné rady
• Tok dokladov