Help

Tok dokladov

ReFIS Flow - software for digitising and approving documents

Tok dokladov určuje, kto sa má k dokladu vyjadriť a v akom poradí - kto ho schváli, podpíše, vybaví alebo o ňom hlasuje.

Typy akcií

Každý účastník toku má pri doklade jeden typ akcie:

Typ akcie Čo účastník robí Tlačidlá Kedy je hotovo
Schvaľovanie rozhodne, či s dokladom súhlasí - napríklad či má firma faktúru zaplatiť alebo objednávku odoslať Schvaľujem, Odmietam doklad je schválený, keď ho schvália všetci; stačí jedno odmietnutie a je odmietnutý
Podpisovanie podpíše doklad, najčastejšie zmluvu alebo objednávku - aj keď do ReFISu prístup nemá; podpis sa vloží do PDF dokladu Podpisujem, Odmietam podpísať doklad je podpísaný, keď ho podpíšu všetci
Vybavovanie urobí s dokladom, čo treba - napríklad sa zúčastní pojednávania, ktorého sa doklad týka; vybavenie sa nedá odmietnuť Vybavujem doklad je vybavený, keď ho vybavia všetci
Hlasovanie hlasuje za doklad alebo proti nemu, každý so svojou váhou hlasu Hlasujem ZA, Hlasujem PROTI, Zdržiavam sa doklad prejde, keď hlasy ZA prekročia nastavené kvórum

Ktoré typy akcií firma používa, určujú práva. Keď je zapnutý len jeden typ, ReFIS celý tok pomenúva podľa neho - napríklad záložka v zozname dokladov sa potom volá „Moje na vybavovanie“. Tok je možný len pri typoch dokladov, ktoré ho majú povolený.

Účastníci a poradie

Účastníkov zadáte priamo v doklade, v zozname pod údajmi dokladu, a pri každom zvolíte typ akcie. Poradie zmeníte šípkami pri účastníkoch. Odkazom „Načítať schvaľovateľov podľa pravidiel“ ich ReFIS doplní podľa pravidiel pre doklady. Pravidlá vedia účastníka určiť aj nepriamo - napríklad nadriadeného súvisiaceho používateľa, externú osobu z dokladu alebo vlastníka nálepky.

Účastníkom môže byť používateľ ReFISu, osoba z adresára alebo len e-mailová adresa. Externý účastník dostane e-mailom odkaz, cez ktorý sa k dokladu vyjadrí bez prihlásenia.

Účastníci idú postupne: na rade je vždy jeden a ReFIS mu pošle notifikáciu, keď na neho príde rad. Vyjadriť sa však môže aj ten, kto na rade ešte nie je.

Ďalších účastníkov pridáte neskôr funkciou „Postúpiť doklad na schválenie“, na vrch alebo na spodok zoznamu, prípadne pôvodných odoberiete. Počas vašej neprítomnosti za vás rozhoduje zástupca.

Rozhodnutie

K dokladu sa vyjadríte funkciou „Schváliť / Odmietnuť“ - aj hromadne pri viacerých zvolených dokladoch naraz. Okrem tlačidiel svojho typu akcie môžete zvoliť:

  • „Len komentujem“ - pridáte poznámku bez rozhodnutia
  • „Netýka sa ma“ - doklad sa vás netýka
  • „Odvolať moje staršie rozhodnutie“

Keď doklad odmietate alebo odmietate podpísať, poznámku musíte vyplniť - kolega z nej vie, čo má doplniť alebo opraviť. V poznámke ho môžete označiť znakom @. K rozhodnutiu môžete pridať aj prílohy.

Čo čaká na vás

  • V zozname dokladov záložka „Moje na schválenie“ so zaškrtnutým „Je práve v poradí“ ukáže doklady, pri ktorých ste na rade. Ďalšie záložky ukážu doklady v procese, schválené, odmietnuté alebo tie, ktoré rozhodujete v zastúpení.
  • V menu Úlohy v hlavičke aplikácie ReFIS napíše, koľko dokladov na vás čaká.
  • E-mailové notifikácie nastavíte zvlášť pre každý typ akcie - napríklad keď na vás príde rad, keď vás do toku zaradia, raz denne súhrn, alebo keď je doklad finálne schválený či podpísaný.

Súvisiace témy