Podpisovanie

Podpisovanie je typ akcie v toku dokladov, pri ktorom podpisujúce osoby elektronicky podpíšu doklad - najčastejšie zmluvu alebo objednávku.

Pri doklade zvolíte funkciu „Schváliť / Odmietnuť“ a typ akcie Podpisovanie. Zadáte meno podpisujúceho a zvolíte podpis:

• Môj uložený podpis - obrázok podpisu, ktorý si nahráte v používateľských nastaveniach v poli Podpis
• Napísať nový podpis - podpis nakreslíte myšou alebo prstom

Tlačidlom „Podpisujem“ doklad podpíšete. Ak ho podpísať nechcete, zvolíte „Odmietam podpísať“ a do poznámky napíšete dôvod.

Podpis už odvolať nemôžete, rovnako ako na papieri. Odvolať môžete len odmietnutie podpisu.

ReFIS vloží podpis do PDF dokladu:

1. do PDF, ktoré ReFIS pre daný typ dokladu sám vygeneruje,
2. ak také nie je, do PDF prílohy dokladu,
3. ak doklad nemá ani PDF prílohu, do PDF vytvoreného zo šablóny dokladu.

Podpísané PDF uloží k dokladu ako novú prílohu. Doklad je podpísaný, keď ho podpíšu všetky podpisujúce osoby.

Kam sa podpis v PDF vloží, určia značky {Signature1TopLeft} a {Signature1BottomRight} - ohraničujú obdĺžnik pre prvý podpis. Pre druhý podpis sú to {Signature2TopLeft} a {Signature2BottomRight} atď.; číslo zodpovedá poradiu, v akom podpisujúci podpisujú. Značky vložíte do priloženého dokumentu alebo do šablóny dokladu. PDF, ktoré ReFIS generuje sám, ich už obsahuje.

Podpísať môže aj osoba, ktorá do ReFISu prístup nemá - napríklad druhá zmluvná strana. Pridáte ju medzi účastníkov toku z adresára alebo len e-mailovou adresou. Dostane e-mailom odkaz, cez ktorý doklad otvorí a podpíše.

Ak externá osoba podpisuje na mieste, napríklad na tablete pri stretnutí, s príslušným právom zaznamenáte jej podpis aj vy.

• Odkazom „Nastaviť tok dokladov“ v doklade určíte, či podpisujúca osoba smie zvoliť „Netýka sa ma“. Pri zmluve, ktorú musia podpísať všetky zmluvné strany, nie; pri prezenčnej listine áno.
• V nastaveniach toku dokladov si firma určí, či sa pod podpis pridá dátum podpisu a či sa podpísaný doklad po finálnom podpísaní pošle externým účastníkom, ktorí ho podpisovali.
• E-mailové notifikácie o podpisovaní si nastavíte v menu Iné → Používateľ → Notifikácie - napríklad keď na vás príde rad alebo keď je doklad finálne podpísaný.

• Tok dokladov
• Zmluvy
• Šablóny dokladov