Schvaľovací proces dokladov umožňuje elektronický obeh dokladov vo firme a ich schvaľovanie/odmietnutie. Pri schvaľovaní platí niekoľko pravidiel:
- Doklad je schválený, ak všetci v zozname doklad schvália.
- Doklad je odmietnutý, ak aspoň jeden používateľ doklad odmietne.
Ďalšie filtre, do ktorých môže doklad spadať:
- Moje na schválenie - záznamy, kde som ešte nedával žiadne vyjadrenie a som na zozname osôb (zobrazí všetky záznamy spĺňajúce uvedenú podmienku, bez ohľadu na zaradenie dokladu alebo iné nastavenia prístupových práv)
- V zastúpení - záznamy na schvaľovanie v zastúpení za inú osobu; pre bližšie informácie pozri zastupovanie v schvaľovacom procese, opäť platí, že zobrazí doklady bez ohľadu na zaradenie dokladu alebo iné nastavenia prístupových práv
- Mnou spracované obsahuje:
- 1) Záznamy, ku ktorým som dával nejaké vyjadrenie (odmietnutie/schválenie).
- 2) Doklady, ktoré som vytváral.
- 3) Doklady, ktoré som platil (v hotovosti alebo kartou).
- 4) Doklady odo mňa a doklady pre mňa (prihlásený používateľ je uvedený ako odosielateľ alebo príjemca dokladu)
- Zobrazí doklady bez ohľadu na zaradenie dokladu alebo iné nastavenia prístupových práv.
- Nepriradené - ak zoznam osôb na schválenie je prázdny (nenastavený). Do úvahy sa berú aj prístupové práva na základe nálepiek. Firma tak môže poveriť viac osôb priraďovaním dokladov na schvaľovanie na základe označenia nálepkami. Napríklad asistentka oddelenia IT môže nastavovať schvaľovací proces len pre oddelenie IT, pričom iné nepriradené doklady ani neuvidí.
- V procese - ak sa ešte nevyjadrili všetci zo zoznamu na schválenie. Aplikujú sa používateľské práva založené na nálepkách.
- Schválené - ak všetci v zozname doklad schvália. Aplikujú sa používateľské práva založené na nálepkách.
- Odmietnuté - ak aspoň jeden používateľ doklad odmietne. Aplikujú sa používateľské práva založené na nálepkách.
Na schvaľovanie upozorňujú používateľov aj notifikácie zasielané e-mailom.
Zoznam schvaľovateľov
Zoznam schvaľovateľov sa v ReFISe zadáva:
- Manuálne pri vytváraní alebo úprave dokladu
- Automaticky na základe pravidiel
- Automaticky na základe poľa „Objednávku vyžiadal“ vo formulári na úpravu alebo pridanie objednávky (ak je k dokladu priradená objednávka). Táto osoba je vložená na úplne prvé miesto, pred zoznam schvaľovateľov na základe pravidiel. Ak sa objednávateľ nachádza v zozname schvaľovateľov, nie je presunutý na prvé miesto.
Schvaľovanie dokladov
Počas neprítomnosti za schvaľovateľa rozhoduje zástupca.
Schvaľovateľ v záložke „Moje na schválenie“ zvolí doklad, ktorý chce schváliť/odmietnuť a kliknutím na ikonu „Schvaľovanie dokladov“ v module Doklady sa zobrazí nové okno, v ktorom môže schvaľovať doklad. Schvaľovateľ môže nastaviť filtre v ľavej časti tak, aby videl doklady:
- kde je práve v poradí, teda doklad čaká práve na jeho schválenie.
- kde je priradený na schvaľovanie, bez ohľadu na nastavené poradie. Tieto doklady sú zobrazené sivou farbou.
V okne, ktoré sa zobrazí po kliknutí na „Schvaľovanie dokladov“, zvolíte jednu z týchto možností:
- Schvaľujem - schválenie dokladu
- Odmietam - odmietnutie schválenia - prejavenie nesúhlasu
- Netýka sa ma - táto voľba je pre prípad, že doklad bol postúpený na schválenie omylom
- Odvolať moje staršie rozhodnutie - touto voľbou zrušíte svoje predchádzajúce rozhodnutie (zobrazí sa, len ak existuje)
V prípade voľby „Odmietam“ alebo „Netýka sa ma“ je nutné takéto rozhodnutie okomentovať v poznámke, v iným prípadoch je poznámka dobrovoľná.
V okne uvidíte aj stav čerpania, podľa ktorého sledujete plnenie rozpočtu.
Postúpiť doklad na schválenie
V prípade, že je potrebné, aby sa k dokladu vyjadrila ešte iná osoba, pridáte ju do schvaľovacieho zoznamu funkciou „Postúpiť doklad na schválenie“. Zobrazí sa obrazovka, kde je zobrazené:
- V hornej rolovacej časti sa nachádza detailná informácia o doklade.
- V dolnej časti sa nachádza zoznam osôb, ktoré sa majú k danému dokladu vyjadriť.
- Osobu pridáte výberom zo zoznamu (v zozname sa zobrazia len tie osoby, ktoré majú právo schvaľovať doklad)
Zároveň môžete zmeniť poradie schvaľovania tlačidlami „Šípka hore“ a „Šípka dole“ (pričom poradie schvaľovania je v smere od dola hore, teda najprv schvaľujú osoby na spodnom konci zoznamu). Osobu zo zoznamu vyradíte tlačidlom „Krížik“. Všetky informácie o zmenách v zozname osôb schvaľujúcich doklad sú uchovávané a zobrazované ako súčasť detailnej informácie o doklade.